Voor bestuurders

Op deze pagina meer informatie over drie onderwerpen die bestuurders aangaan: profilering college, persprocedures en de inzet van social media.

In de media

Zichtbaarheid in de media is belangrijk voor elke bestuurder in het publieke domein.


Daarom is het zaak om te communiceren over de dingen die je doet en behaalde resultaten in de etalage te zetten, zowel intern als extern. Dit kan via gemeentelijke kanalen en via (persoonlijke) social media accounts.


Hoe zorg je ervoor dat, naast je eigen profilering, ook het college de juiste uitstraling heeft naar buiten? Welke rol spelen de (sociale) media hierin en hoe zet je deze in? Deze onderwerpen komen aan bod in dit hoofdstuk.

Profilering college

Om focus aan te brengen binnen een portefeuille en om het communicatiebewustzijn en de politieke sensitiviteit van beleidsteams te vergroten, beschikt iedere wethouder over een individueel profileringsprogramma. Zo’n programma laat in één oogopslag zien voor welk thema een bestuurder zich hard maakt. En het biedt beleidsteams, door de verschillende kernboodschappen, handige communicatiehandvatten die zij bijvoorbeeld kunnen gebruiken bij het opstellen van collegevoorstellen.


Het doel van profileringsprogramma’s is:

  • dat collegeleden zich niet (alleen) laten leiden door de waan van de dag, maar dat ze gericht werken aan de doelen die ze willen bereiken. En daar ook de juiste communicatieopgaven aan verbinden.
  • dat beleidsteams beter begrijpen waar de bestuurders zich op willen richten en daardoor beter aansluitende collegevoorstellen maken. De politieke sensitiviteit van de teams verbetert, net zoals de integrale communicatieaanpak. Hierdoor worden de thema’s beter ‘geladen’ en duidelijker uitgedragen richting de inwoners. Het herhalen van de kernboodschappen zorgt voor herkenbaarheid onder de inwoners.


Het profileringsprogramma bevat:

  • een profiel van de wethouder/burgemeester
  • thema’s portefeuille
  • kernboodschappen per thema
  • profileringsprojecten portefeuille (kernboodschappen en aandachtspunten communicatie)
  • quotes

Persrelaties

Pers en media zijn belangrijk voor Gemeente Westvoorne. De beeldvorming die plaatsvindt via de media beïnvloedt onze inwoners en de organisaties waar we mee samenwerken. Media kan bijdragen aan het overbrengen van onze standpunten en ideeën, kan de afstand tussen bestuur en inwoners verkleinen en draagvlak creëren voor beleid. Naast onze eigen media zijn ook de regionale, lokale en eventueel landelijke persorganisaties van even zo groot belang. Onbekend maakt onbemind. Daarom streven we naar goede relaties met de pers.


Proactief of reactief?

Journalisten zijn altijd op zoek naar nieuws. Ze scannen continu social media kanalen, met name Twitter, op zoek naar interessante nieuwtjes. Ook kunnen ze onze openbare vergaderstukken doornemen, zoals raadsstukken, commissiestukken of APV-wijzigingen. Willen ze meer weten, dan bellen ze de gemeente. Team communicatie coördineert de beantwoording. In dit geval zijn we reactief: we beantwoorden een persvraag. Door proactief contact te zoeken met de media, hebben we meer invloed op de onderwerpen waarmee we in het nieuws komen. Er zijn veel manieren om in contact te komen met de media. In het hoofdstuk Pers komt dit onderwerp uitgebreider aan bod.


Pers- en mediabeleid

Team communicatie werkt aan een pers- en mediabeleid. In deze beleidsnotitie, die nog in ontwikkeling is, staat omschreven wat onze doelen met pers en media zijn en waar we nu staan. We benoemen ontwikkelthema's en werken het gewenste resultaat uit in een plan van aanpak.

Social media

Het gebruik van sociale media is inmiddels niet meer weg te denken uit de samenleving en een belangrijke bron van informatie. Naast de gemeentelijke sociale media kanalen waarmee we kort algemeen nieuws, beeldmateriaal, leuke wetenswaardigheden en informatie verspreiden, worden persoonlijke sociale media kanalen steeds belangrijker.

Als bestuurder kun je je persoonlijke social media kanalen benutten. Gepubliceerde berichten vallen onder je eigen politieke verantwoordelijkheid. Je bent vrij in het maken van politieke statements.


Om social media te kunnen inzetten is het belangrijk ervoor te zorgen dat de profielen op je persoonlijke social mediakanalen actueel zijn. Dus met actuele informatie en recente, relevante foto’s. Welk kanaal gebruik je voor welke doelgroep en boodschap? Lees hierover meer via de link hieronder. Team communicatie denkt graag met je mee.


Aanvullend aan de individuele social media accounts van collegeleden zetten we de gemeentelijke sociale media in om het college zichtbaar te maken. Zo laten we inwoners zien waar het college mee bezig is en verkleinen we de afstand tot de inwoners van Westvoorne.

Uitgangspunten mediacontacten

  • Benader inwoners, pers en media proactief.
  • Ga uit van de inhoud: en kies op basis daarvan het communicatiemiddel / kanaal / uiting.
  • Deel successen maar ook minder goed nieuws zelf. Ook al ligt een onderwerp gevoelig, als je het zelf naar buiten brengt heb je meer invloed op de context en waar accenten worden gelegd.
  • Bepaal zelf het nieuws; als journalisten nieuws ontvangen hoeven ze er niet naar te zoeken.
  • Investeer in goede banden met inwoners en pers, zorg voor korte lijnen, laagdrempeligheid.

Perswoordvoering

Ieder collegelid is zelf verantwoordelijk voor de tekstuele bijdragen, de mondelinge toelichting en de politieke uitspraken die door de media worden geciteerd. Dit geldt voor (telefonische) interviews en voor interviews voorafgaand aan of tijdens een radio- of televisieuitzending. Het college kan altijd ondersteund worden door de communicatieadviseur en de beleidsambtenaar. Het eerste contact via de pers binnen het gemeentehuis verloopt bij voorkeur via de communicatieadviseur. Deze begeleidt het proces,verzorgt afstemming met de bestuurder en de ambtenaar en bewaakt de tijdige beantwoording en de juiste terugkoppeling.

Procedure goedkeuring persberichten

De beleidsambtenaar stelt een conceptpersbericht op. De communicatieadviseur redigeert waar nodig. Vervolgens stuurt deze het persbericht voor verzending naar de verantwoordelijk portefeuillehouder met een CC naar de gemeentesecretaris. De portefeuillehouder geeft finaal akkoord voor verzending. Alle persprocedures staan stap voor stap omschreven in het hoofdstuk Pers.